Business Trips 出差安排
- Feb 6
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This blog post provides a structured guide for Chinese learners to master essential language for business trip related arrangements. It breaks down the process into three practical stages: pre-trip preparation, on-the-trip communication, and arrival protocols. With key vocabulary, situational dialogues, and cultural tips, learners will gain the confidence to handle bookings, schedule changes, and professional meetings in Mandarin Chinese.
第一阶段：行前准备 (电话确认细节)
Wǒ shì _______ gōngsī de xiàngmù jīnglǐ Xiǎo Wáng, gěi nín dǎ diànhuà tǎolùn xià zhōu huìyì.
我是 ______公司的項目經理小王，給您打電話討論下週會議。
我是 ______ 公司的项目经理小王，给您打电话讨论下周会议。
I am Project Manager Xiao Wang from _________ company, calling you to discuss next week's meeting.
Wǒmen shàng cì tōng huà shí, yuē hǎo xià zhōu sān shàngwǔ shí diǎn jiànmiàn.
我們上次通話時，約好下週三上午十點見面。
我们上次通话时，约好下周三上午十点见面。
During our last call, we agreed to meet at 10 a.m. next Wednesday.
Wǒ yǐjīng dìng hǎo zhōu’èr xiàwǔ sān diǎn dào dá de fēijī, hángbān hào shì ____________.
我已經訂好週二下午三點到達的飛機，航班號是 ____________。
我已经订好周二下午三点到达的飞机，航班号是 ____________。
I have booked a flight arriving at 3 p.m. on Tuesday, flight number ____________.
Rúguǒ fāngbiàn de huà, qǐng fā sòng yī fèn xiángxì xíngchéng dào wǒ de yóuxiāng.
如果方便的話，請發送一份詳細行程到我的郵箱。
如果方便的话，请发送一份详细行程到我的邮箱。
If convenient, please send a detailed itinerary to my email.
Wǒ zài guì gōngsī fùjìn de jǐ jiā jiǔdiàn zhōng, xuǎn le Xīdǎtǔ Jiǔdiàn.
我在貴公司附近的幾家酒店中，選了希爾頓酒店。
我在贵公司附近的几家酒店中，选了希尔顿酒店。
Among the hotels near your company, I have chosen the Hilton Hotel.
Zhōu sān de huìyì yùjì jìnxíng duō jiǔ？Wǒmen kěyǐ xiān tǎolùn hézuò fāng’àn.
週三的會議預計進行多久？我們可以先討論合作方案。
周三的会议预计进行多久？我们可以先讨论合作方案。
How long is Wednesday's meeting expected to last? We can start by discussing the cooperation plan.
Wǒ dài le gōngsī de chǎnpǐn yàngpǐn, yào bù yào xiān fā xiē zīliào gěi nín？
我帶了公司的產品樣品，要不要先發些資料給您？
我带了公司的产品样品，要不要先发些资料给您？
I have brought company product samples; should I send some materials to you first?
Xīngqīsì zǎoshang wǒ hái ānpái le yǔ lìng wài yī jiā gōngsī de huìmiàn.
星期四早上我還安排了與另外一家公司的會面。
星期四早上我还安排了与另外一家公司的会面。
On Thursday morning, I have also arranged a meeting with another company.
Suǒyǐ zhōu sān xiàwǔ wǒ bìxū líkāi, gǎn wǎng xià yī gè chéngshì jìxù chūchāi.
所以週三下午我必須離開，趕往下一個城市繼續出差。
所以周三下午我必须离开，赶往下一个城市继续出差。
Therefore, I must leave on Wednesday afternoon to rush to the next city to continue my business trip.
Míngtiān wánshang wǒ huì zài quèrèn yī cì suǒyǒu ānpái, ránhòu gàozhī nín.明天晚上我會再確認一次所有安排，然後告知您。明天晚上我会再确认一次所有安排，然后告知您。Tomorrow evening, I will confirm all arrangements once more and then inform you.
第二阶段：途中沟通 (处理突发情况)
Wǒ shì zhèngzài chūchāi túzhōng de Xiǎo Wáng, yǒu jǐnjí shìqing xūyào mǎshàng gēn nín liánxì.
我是正在出差途中的小王，有緊急事情需要馬上跟您聯繫。
我是正在出差途中的小王，有紧急事情需要马上跟您联系。
I am Xiao Wang, currently on a business trip, and I need to contact you immediately about an urgent matter.
Yóuyú tiānqì yuányīn, wǒ de fēijī bèi qǔxiāo le，xiànzài hái zài jīchǎng děnghòu.
由於天氣原因，我的飛機被取消了，現在還在機場等候。
由于天气原因，我的飞机被取消了，现在还在机场等候。
Due to weather conditions, my flight has been canceled, and I am still waiting at the airport.
Jīchǎng gōngzuò rényuán shuō, zuì kuài yào míngtiān zǎoshang cái yǒu xīn hángbān.
機場工作人員說，最快要到明天早上才有新航班。
机场工作人员说，最快要到明天早上才有新航班。
Airport staff said the earliest new flight will be available tomorrow morning.
Zhè yìwèizhe wǒ wúfǎ àn yuán jìhuà，zài zhōu sān shàngwǔ dào dá nǐmen gōngsī.
這意味著我無法按原計劃，在週三上午到達你們公司。
这意味着我无法按原计划，在周三上午到达你们公司。
This means I cannot arrive at your company on Wednesday morning as originally planned.
Wǒ zhèngzài nǚlì gǎi qiān jīpiào，kàn néngfǒu gǎi chéng jīntiān wǎnshang de qìchē.
我正在努力改簽機票，看能否改成今天晚上的火車。
我正在努力改签机票，看能否改成今天晚上的火车。
I am trying to change my ticket to see if I can switch to a train tonight.
Rúguǒ gǎichéng zuò qìchē，wǒ dàgài zài míngtiān zǎoshang qī diǎn zuǒyòu dào dá.
如果改成坐火車，我大概在明天早上七點左右到達。
如果改成坐火车，我大概在明天早上七点左右到达。
If I switch to taking the train, I will probably arrive around 7 a.m. tomorrow.
Zhōu sān de huìyì shìfǒu néng wǎng hòu yán yī xiǎo shí，bǐrú shuō shí yī diǎn kāishǐ？
週三的會議是否能在往後延一小時，比如說十一點開始？
周三的会议是否能在往后延一小时，比如说十一点开始？
Can Wednesday's meeting be postponed by one hour, for example, starting at 11 a.m.?
Fēicháng bàoqiàn gěi nín dài lái máfan，wǒ huì suí shí xiàng nín bàogào zuì xīn jìnxíng.
非常抱歉給您帶來麻煩，我會隨時向您報告最新進展。
非常抱歉给您带来麻烦，我会随时向您报告最新进展。
I am very sorry for the trouble caused; I will keep you updated on the latest developments at any time.
Wǎnshang de jiēfēng yàn wǒ kěnéng gǎnbùshàng le，qǐng nín xiān ānpái qítā tóngshì cānjiā ba.
晚上的接風宴我可能趕不上了，請您先安排其他同事參加吧。
晚上的接风宴我可能赶不上了，请您先安排其他同事参加吧。
I may not make it to the welcome dinner tonight; please arrange for other colleagues to attend first.
Yīdàn yǒu quèqiè xiāoxi，wǒ lìkè dǎ diànhuà tōngzhī nín，xièxie nín de lǐjiě yǔ pèihé.
一旦有確切消息，我立刻打電話通知您，謝謝您的理解與配合。
一旦有确切消息，我立刻打电话通知您，谢谢您的理解与配合。
Once I have definite news, I will call you immediately. Thank you for your understanding and cooperation.
第三阶段：抵达与见面 (深入交流)
Zhōngyú jiàn dào nín le，lǚtú zhōng suīrán yǒu xiǎo chāqǔ，dàn zhōuzhuǎn hái suàn shùnlì.
終於見到您了，旅途中雖然有小插曲，但周轉還算順利。
终于见到您了，旅途中虽然有小插曲，但周转还算顺利。
Finally meeting you! Although there were minor episodes during the journey, the transfer went fairly smoothly.
Gǎnxiè nín zài wǒ gǎibiàn jiāotōng gōngjù hòu，néng kuàisù tiáozhěng huìyì shíjiān.
感謝您在我改變交通工具後，能快速調整會議時間。
感谢您在我改变交通工具后，能快速调整会议时间。Thank you for quickly adjusting the meeting time after I changed my mode of transportation.
Zhè cì wǒ dàilái le gōngsī zuì xīn de hézuò jiànyì shū，yǐjīng fā dào nín de yóuxiāng.
這次我帶來了公司最新的合作建議書，已經發到您的郵箱。
这次我带来了公司最新的合作建议书，已经发到您的邮箱。
This time, I have brought the company's latest cooperation proposal, which has been sent to your email.
Zài huìyì kāishǐ qián，nín xūyào wǒ jiǎndān jièshào yīxià wǒmen de gōngsī beijing ma？
在會議開始前，您需要我簡單介紹一下我們的公司背景嗎？
在会议开始前，您需要我简单介绍一下我们公司的背景吗？
Before the meeting starts, would you like me to briefly introduce our company's background?
Wǒmen zǒngbù duì zhè cì hézuò fēicháng zhòngshì，xīwàng néng yǔ guì gōngsī dáchéng xiéyì.
我們總部對這次合作非常重視，希望能與貴公司達成協議。
我们总部对这次合作非常重视，希望能与贵公司达成协议。
Our headquarters attaches great importance to this cooperation and hopes to reach an agreement with your company.
Wǒ tīng shuō guì gōngsī zuìjìn yě zài kuòzhǎn xīn shìchǎng，zhè yǔ wǒmen jìhuà xiāngsì.
我聽說貴公司最近也在擴展新市場，這與我們計劃相似。
我听说贵公司最近也在扩展新市场，这与我们计划相似。
I heard that your company has also been expanding into new markets recently, which is similar to our plan.
Rúguǒ shíjiān yǔnxǔ，wǒ xiǎng cānguān yīxià guì gōngsī de shēngchǎn xiàn，liǎojiě guòchéng.
如果時間允許，我想參觀一下貴公司的生產線，了解過程。
如果时间允许，我想参观一下贵公司的生产线，了解过程。
If time permits, I would like to tour your company's production line to understand the process.
Míngtiān wǒ jiāng qù bài fǎng lìng yī jiā gōngsī，dàn xiān bǎoshǒu gūjì xiàwǔ néng jiéshù.
明天我將去拜訪另一家公司，但先保守估計下午能結束。
明天我将去拜访另一家公司，但先保守估计下午能结束。
Tomorrow, I will visit another company, but conservatively estimating, I should finish in the afternoon.
Rúguǒ nín zhōu wǔ yǒu kòng，wǒmen kěyǐ jìxù shēn rù tǎolùn hézuò de jùtǐ xìjié.
如果您週五有空，我們可以繼續深入討論合作的具體細節。
如果您周五有空，我们可以继续深入讨论合作的具体细节。
If you are available on Friday, we can continue to discuss the specific details of the cooperation in depth.
Zhè cì lái fǎng shōuhuò hěn dà，qídài wèilái yǔ guì gōngsī yǒu gèng duō jiāoliú jīhuì.
這次來訪收穫很大，期待未來與貴公司有更多交流機會。
这次来访收获很大，期待未来与贵公司有更多交流机会。
This visit has been very fruitful, and I look forward to more exchange opportunities with your company in the future.
重点句型
句型功能 | 句型结构 (中文) | 例句 (简体中文) | 英文翻译 |
自我介绍与来意 | 我是…公司的…，给您打电话… | 我是 ______公司的项目经理小王，给您打电话讨论下周会议。 | I am Xiao Wang, project manager of ______ company, calling you to discuss next week’s meeting. |
确认与安排 | 我们约好…了吗？/ 如果方便的话，请… | 我们约好时间见面了吗？ 如果方便的话，请发送行程到我的邮箱。 | Have we scheduled a time to meet? If convenient, please send the itinerary to my email. |
变更与通知 | 由于…原因，…被取消了/延误了。 | 由于天气原因，我的飞机被取消了。 | Due to weather conditions, my flight has been canceled. |
提出请求与建议 | …是否能够…？/ 我们可以… | 会议是否能在往后延一小时？ 我们可以先讨论合作方案。 | Can the meeting be postponed by one hour? We can start by discussing the cooperation plan. |
表达感谢与歉意 | 感谢您… / 非常抱歉给您带来麻烦。 | 感谢您快速调整时间。非常抱歉给您带来麻烦。 | Thank you for quickly adjusting the time. I’m very sorry for the trouble caused. |
未来计划与期待 | 如果…，我们可以… / 期待… | 如果您周五有空，我们可以继续讨论细节。期待未来有更多交流机会。 | If you are available on Friday, we can continue to discuss the details. I look forward to more exchange opportunities in the future. |
重点词汇
1. 核心名词
出差 (chūchāi): business trip
行程 (xíngchéng): itinerary
航班 (hángbān): flight
延误 (yánwù): delay
取消 (qǔxiāo): cancellation
协议 (xiéyì): agreement
细节 (xìjié): details
背景 (bèijǐng): background
2. 关键动词
预订/订 (yùdìng / dìng): to book
确认 (quèrèn): to confirm
调整 (tiáozhěng): to adjust
改签 (gǎiqiān): to change (ticket)
到达/抵达 (dàodá / dǐdá): to arrive
参观 (cānguān): to visit, to tour
达成 (dáchéng): to reach (an agreement)
期待 (qīdài): to look forward to
3. 实用形容词/副词
详细 (xiángxì): detailed
顺利 (shùnlì): smooth
紧急 (jǐnjí): urgent
保守 (bǎoshǒu): conservative(ly)
尽快 (jǐnkuài): as soon as possible
4. 常用短语
按原计划 (àn yuán jìhuà): according to the original plan
带来麻烦 (dài lái máfan): to cause trouble
最新进展 (zuìxīn jìnzhǎn): latest development
有时间 (yǒu kòng): to be available
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